Resume Memproses Perjalanan Bisnis
- Definisi perjalanan bisnis
- Tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis
- Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
- Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis
- Tujuan-tujuan perjalanan bisnis
- Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris
- Dokumen internal
- Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor
- Macam-macam paspor:
- Macam-macam visa dan syarat mendapatkan visa
- Istilah-istilah”
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis
- Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja
yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan
oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
2.
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan
mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis,
yaitu:
a. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus
menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai
dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan
menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
b. Travel Bureau (Biro Perjalanan),
yaitu perusahaan
menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan
karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
c. Administrasi
Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus
segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis
pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor,
visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
3.
Persiapan
perjalanan bisnis meliputi:
a.
Persiapan
rencana perjalanan bisnis.
b.
Persiapan
dokumen perjalanan bisnis.
c.
Persiapan
tranportasi dan akomodasi.
d.
Persiapan
daftar perjalanan bisnis (itinerary).
e.
Persiapan
pembiayaan perjalanan bisnis.
4. Persiapan
yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan
informasi tentang:
a. Siapa
yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
b. Menentukan
tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
c. Mencari
tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa
dipakai oleh pimpinan.
e. Jumlah
uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f. Cara
pemesanan tiket pesawat dan hotel.
g. Customs regulations (peraturankepabeanan.
h. Baggage (bagasi).
i. Cara
memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
j. Dokumen/materi
apa saja yang perlu dipersiapkan.
5. Tujuan-tujuan
perjalanan bisnis:
a. Perjalanan
bisnis untuk mengikuti tender proyek.
b.Perjalanan
bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan
kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
c. Perjalanan
bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
d. Perjalanan
bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
e. Perjalanan
bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
f. Perjalanan
bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
g. Perjalanan
bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
6. Informasi
yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
a. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan
kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines
(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
b. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu
negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat
reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara)
dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan
Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
c. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk
perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila
pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam
perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui
telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
d. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah
dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
7. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah
barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran
dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang
bersangkutan.
8.
Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan
dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit
permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow
card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan,
surat, travel funds, tiket
transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
9.
Dokumen yang diperlukan untuk
membuat paspor:
a.
kartu
tanda penduduk (KTP),
b.
kartu
keluarga (KK),
c.
ijazah
pendidikan terakhir,
d.
surat
keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
e.
surat
keterangan catatan kepolisian (SKCK),
f.
akta
kelahiran,
g.
surat
tugas dari instansi terkait.
10. Macam-macam
paspor:
a. Paspor biasa (normal passport) adalah
paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang
digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi
setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
b. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul
warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat
pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri.
Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk
pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada
umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa
Inggris.
c. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul
warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh
pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan.
Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
d. Paspor haji adalah paspor bersampul warna
coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji.
Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai
dengan lamanya melakukan ibadah haji.
e. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk
pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan
diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk
pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB
11. Macam-macam visa:
a. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada
seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu,
biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke
negara tujuan.
b. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang
mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk
dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak
memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta
visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
c. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan
melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
d. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat
kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan
penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
e. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat
resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda
persahabatan kedua negara.
f. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para
imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan
berkeinginan menetap di negara tersebut.
12. Syarat-syarat mendapatkan
visa:
a. Menunjukkan
paspor yang masih berlaku.
b. Mempunyai
tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau
dicap di paspor (exit permit).
c. Sudah
mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan
dikunjungi.
d. Membawa
persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar
negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat
diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang
jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat
yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu
kredit/credit card.
e. Memiliki
surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat
tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar
negeri.
f. Mengisi application form (formulir
aplikasi) danmembayar
biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang
bersangkutan.
g. Menyerahkan pas foto berwarna.
13. Istilah-istilah”
a. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna
untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
b. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika
seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa
digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
c. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal
yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10,
20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
d. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan
suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada
konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan
uang tunai.
e.
Biaya meals
entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
14. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
a.
Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari
sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan
langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk
memudahkan pengecekan.
b.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation
(pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu
tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
c.
Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check
out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana
tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang
dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi
bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui
fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
d.
Cara
pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai
lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk
biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung
setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai
sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check
out.
15. Jenis-jenis
pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
-Biaya
dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport
tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
-Biaya
transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport
lokal selama dalam perjalanan bisnis.
-Biaya
akomodasi.
-Biaya
acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
-Biaya meals
entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
-Biaya
konsumsi.
-Biaya lunsum/perdien,
yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan
