Resume : Kearsipan
Mengenal Beberapa Istilah Kearsipan
- Asas Sentralisasi: pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.
- Asas Desentralisasi: pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
- Asas Gabungan: asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, dimana masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.
Sistem
Penyimpanan:
sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.
1.
Pengertian
dari :
Sistem Abjad : sistem
penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau
nama badan/instansi. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan
abjad.
Sistem Subjek : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan
nama masalah/subjek pada isi surat.
Sistem Wilayah : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokkan
menurut nama tempat.
Sistem Nomor : sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.
Sistem Tanggal : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal arsip dibuat.
2.
Caption
untuk setiap sistem penyimpanan yaitu sebagai berikut,
- Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim (surat masuk), yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun nama-nama individu , dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
- Pada sistem subjek kata tangkapnya adalah nama masalah/perihal/isi surat.
- Pada sistem tanggal kata tangkapnya adalah tanggal surat.
- Pada sistem wilayah kata tangkapnya adalah nama tempat asal surat(surat masuk), dan nama tempat alamat yang dituju (surat keluar).
- Pada sistem nomor kata tangkapnya adalah angka atau nomor tertentu sesuai aturan sistem nomor.
