Resume: Mata Pelajaraan Produktif Kearsipan

 Resume: Mata Pelajaraan Produktif Kearsipan

1. a. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

b. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

2.      Nilai guna arsip  yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut.

  A  =  Administrasi Value (Nilai Administrasi)

            L  =  Legal Value (Nilai Hukum)

            F  =  Fiscal Value (Nilai Keuangan)

            R  =  Research Value (Nilai Penelitian)

            E  =  Education Value (Nilai Pendidikan)

            D =  Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)

3.      Fungsi dari peralatan kearsipan yaitu sebagai berikut.

a.       sebagai sarana penyimpanan arsip,

b.      sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,

c.       sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

4.      Alat kearsipan yang penyimpanannya dilakukan secara:

a.       Horizontal: stopmap folio, snelhecter

b.      Vertikal: filing cabinet, folder, hanging folder

c.       Lateral: rotary, lemari arsip, rak arsip, ordner, kotak/box arsip

5.  Perbedaan dari alat-alat berikut ini:

a.       Stopmap folio: map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.

b.      Map snelhecter: map yang mempunyai penjepit di tengah map.

c.       Map folder: map tanpa dilengkapi dengan daun penutup

d.      Hanging folder: folder yang mempunyai besi penggantung

6.  Karakteristik dari filing cabinet adalah sebagai berikut.

Filing Cabinet, yaitu almari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Arsip yang disimpan tidak melebihi dari 4000 surat, dengan  folder sekitar 40– 50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuat.

7.  Cara pengaturan posisi tab guide yaitu sebagai berikut.

a.  Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

c.  Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

8.    Jenis-jenis stapler yaitu sebagai berikut.

a.       Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b.      Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c.   Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

9.      Perbedaan antara kartu indeks dan kartu tunjuk silang yaitu sebagai berikut.

a.       Kartu indeks, yaitu kartu yang berisi tentang identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

b.      Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Untuk menentukan atau membeli peralatan kearsipan diperlukan penghitungan yang cermat, agar biaya yang digunakan untuk menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan.  Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan (mubazir). Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survei terhadap kebutuhan peralatan. Survei dilakukan secara intern dan ekstern. Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.