Nilai Guna Arsip
Setiap arsip memiliki manfaatnya masing-masing,
kegunaan ar
sip disebut juga sebagai nilai guna arsip. Nilai guna arsip dibagi
menjadi dua kelompok/kategori, yakni nilai guna primer/utama dan nilai guna
sekunder/tambahan.A.Nila guna primer/utama
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi
kepentingan instansi penciptanya dalam kegiatan perusahaan pada masa kini dan
masa yang akan datang.
Arsip primer disimpan dan dipelihara selama diperlukan
untuk menentukan nilai guna arsip lainnya yang berkaitan. Nilai guna primer
meliputi, nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna
keuangan, nilai guna ilmiah.
Nilai guna administrasi
Nilai guna ini berarti arsip tersebut diciptakan atau
diterima dalam kaitannya dengan keperluan administrasi/managemen. Arsip
memiliki nilai guna administrasi jika dapat membantu organisasi melaksanakan
kegiatan yang berlangsung.
Masa berlaku arsip administrasi dinyatakan apabila:
- Arsip tersebut sudah selesai perannya dalam urusan administrasi
- Tujuan sudah tercapai
- Transaksi telah diselesaikan
- Arsip yang disimpan bersifat pencegahan untuk melindungi kemungkinan terjadi kesalahan administrasi
Masa berlaku arsip berbeda satu dengan lainnya, ada
yang singkat dan ada yang lama. Arsip tentang keuangan dan masalah kepegawaian
umumnya memiliki jangka waktu lama. Arsip yang berkaitan dengan kegiatan
tatausaha umumnya memiliki waktu simpan lebih singkat, misalnya bukti pembelian
alat tulis kantor dan lain sebagainya.
Jenis arsip mempunyai nilai guna lebih dari satu,
antara lain sebagai berikut:
- Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasi.
Arsip ini memiliki nilai guna administrasi dan hukum.
- Arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi kegiatan organisasi, kepegawaian, pedoman kerja, akuntansi dan sebagainya. Arsip tersebut dapat bernilai guna hukum, keuangan, ilmiah, bahkan nilai guna sekunder.
Arsip yang mempunyai nilai guna lebih dari satu dapat
dipastikan masa berlakunya lama, atau mungkin tidak dapat dimusnahkan.
b. Nilai guna hukum
Arsip ini berisi bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum. Lamanya penyimpanan arsip bergantung pada penting atau tidaknya masalah.
Misalnya, nilai guna hukum arsip yang berkaitan dengan perjanjian kontrak, maka
arsip tersebut sudah tidak punya nilai guna lagi jika kontrak sudah selesai dan
tidak diperpanjang lagi.
Nilai guna hukum akan berakhir apabila:
- Tindakan huku sudah dilengkapi/diselesaikan
- Hak-hak organisasi/individu telah terlindungi
- Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari satu kebijakan telah terpenuhi
- Tidak diperlukan lagi sebagai bukti di masa depan
- Produk hukum telah diganti dengan produk serupa yang lebih baru
c. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan adalah arsip yang
menginformasikan darima uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau
dengan kata lain nilai guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan.
Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan
diantaranya adalah:
- Peraturan tentang pendapatan daerah
- Anggaran pendapatan dan belanja negara (apbn)
- Pertanggungjawaban keuangan
- Laporan pemeriksaan keuangan
- Dan lain-lain
Jangka waktu penyimpanan arsip dengan nilai guna
keuangan, relatif tidak saa satu dengan lainnya. Nilai guna keuangan berakhir
apabila:
- Kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah dipenuhi
- Tujuan organisasi telah tercapai
- Hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah terlindungi
- Transaksi keuangan sudah selesai tanpa ada kelaim dari salah satu pihak
- Kewajiban yang timbil sebagai akibat transaksi keuangan telah terpenuhi
- Tidak diperlukan lagi pada masa yang akan datang
d. Nilai guna ilmiah
Arsip bernilai guna ilmiah dan teknilogi mengandung
data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian murni atau penelitian
terapan.
Arsip jenis ini menyediakan data bagi peneliti.
Apabila hasil penelitian tidak segera dipublikasikan dalam waktu relatif lama,
maka arsip tersebut mempunyai masa simpan yang relatif lama pula.
e. Nilai guna perorangan
Arsip ini mengandung nilai guna bermacam-macam, yakni
memiliki nilai guna lainnya seperti nilai guna administrasi dan hukum.
Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya
cukup lama, bahkan ada yang permanen. Contohnya akte kelahiran, surat nikah,
dan sebagainya.
2. Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan
nilai guna informasional.
a. Nilai guna kebuktian
Nilai guna ini mengandung kebenaran yang menjelaskan
tentang bukti-bukti keberadaan suatu organisassi beserta fungsi-fungsinya.
Arsip ini memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organisasi seperti:
- Asal-usul organisasi
- Perubahan serta perkembangannya
- Peranan administrasinya dan peranan operasionalnya
- Kebijakan, fungsi-fungsi, prosedur
- Dan aktivitas lainnya
Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus
disimpan secara permanen, karena arsip ini sangat penting bagi ilmuan yang
bergerak dalam bidang administrasi, sejarah, dan ilmu sosial lainnya.
b. Nilai guna informasional
Nilai guna informasional adalah nilai guna yang
berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk kegunaan
berbagai kepentingan nasional, baik menyangkut penelitian maupun sejarah tanpa
dikaitkan dengan orang, badan usaha, tempat, benda, peristiwa, atau gejala.
Nilai guna informasi antara lain tentang hal-hal berikut ini.
- orang dan badan usaha
- benda
- tempat
- gejala (fenomena)
Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna
dengan singkatan ALFRED
A = Administrasi (nilai administrasi)
A = Administrasi (nilai administrasi)
L = Legal Value (nilai hukum)
F = Fiscal value (nilai keuangan)
R = Research value (nilai penelitian)
E = Education value (nilai pendidikan)
D = Documentation Value (nilai dokumentasi)
Sumber:
Mengelola sistem kearsipan SMK, Dewi Anggrawati
keren bu.. terima kasih
BalasHapus