UTS SMK Administrasi Perkantoran kelas XII AP

UTS SMK Administrasi Perkantoran kelas XII AP

MEMPROSES PERJALANAN BISNIS DAN SISTEM KEARSIPAN

Berilah Tanda S ilang ( X ) pada huruf A, B, C, D atau E pada lembar jawaban yang tersedia 

1.    Rencana perjalanan dinas harus dibuat sebaik mungkin agar perjalanan dilakukan dapat berjalan dengan baik dan lancar, adapun perjalanan dinas tersebut meliputi….
a.    Rencana keuangan
b.    Rencana akomodasi
c.    Rencana pendahuluan
d.   Rencana yang berkaitandengan dokumen perjalanan dinas
e.    Semua benar

2.  Pajak yang harus dikeluarkan oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan keluar negeri disebut….
a.   Visa
b.  Fiskal
c.   Paspor
d.   Yellow Card
e. KTP

3.    Berikut yang termasuk biaya perjalanan dinas adalah….
a.    Biaya perjalanan
b.    uang saku/lunsum
c.    Biaya akomodasi
d.    Biaya acara kegiatan
e.   semua benar

4.    Cek yang dapat diunangkan pada bank atau pihak-pihak yang ditunjuk untuk mengeluarkan sejumlah uang disebut….
a.    Traveler’s cheque
b.    single entry
c.    Credit card
d.   Multyple entry
e.    Bank notes

5.    Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga /perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan disebut….
a.       Perjalanan wisata
b.      perencanaan perjalanan bisnis
c.       Perjalanan bisnis
d.      perencanaan daftar perjalanan
e.       Daftar perjalanan

6.    Dalam melakukan perjalanan bisnis melalui perjalanan udara, perlu diperhatikan juga mengenai pemesanan tiket pesawat, istilah pemesanan disebut juga dengan….
a.    Time schedule
b.    Flight schedule
c.    Order
d.   Ticketing
e.    Reservation

 7.    Hal-hal yang dimuat dalam daftar perjalanan adalah….
a.         Waktu keberangkatan
b.         jenis transportasi
c.         Tempat tujuan
d.        Lamanya perjalanan
e.         semua benar

8.    Waktu keberangkatan, tempat tujuan, jenis transportasi, acara perjalanan, lamanya waktu, adalah hal-hal yang dibuat dalam….
a.       Visa
b.      Fiskal
c.       Paspor
d.    Surat Tugas
e.       Daftar perjalanan

9.    Berikut ini yang tidak termasuk dalam isian format daftar perjalanan dinas pimpinan adalah….
a.       Besarnya uang saku
b.      Tempat Tujuan
c.       Acara perjalan dinas
d.      Waktu keberangkatan
e.       Jenis transportasi

10.  Suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau panitia yang memerintahkannnya akibat dari pelaksanaan pekerjaan yang diberikan disebut dengan….
a.       Notula
b.      Laporan Perjalan Bisnis
c.       Agenda
d.      Laporan kerja pegawai
e.       Laporan

11.   Petugas yang mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan dan lain-lain yang diperlukan dalam perjalanan dinas yaitu….
a.       Arsiparis
b.      Konseptor
c.       Notaris
d.      Agendaris
e.       sekretaris

12.  Pajak yang harus dibayar oleh seorang yang akan mengadakan perjalanan keluar negeri adalah….
a.    Visa
b.    Fiskal
c.    Paspor
d.   Yellow Card
e.    KTP

13.  Di bawah ini adalah informasi-informasi yang harus diberitahukan kepada biro perjalanan, yaitu….
a.       Nama lengkap pimpinan dan alamat
b.      Waktu keberangkatan
c.       Check in di tempat tugas
d.      Check in dan check out dari hotel
e.       Semua jawaban benar

14.  Tujuan dari perjalanan dinas adalah….
a.    Untuk meningkatkan kemahiran pegawai/ karyawan
b.   Untuk kepentingan pimpinan dan Negara
c.   Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta mengembangkan usaha atau perluasan aktivitas
d.   Untuk meningkatkan regenerasi dan kaderisasi karyawan
e.   Untuk mendapatkan situasi dan kondisi yang berbeda dengan lingkungan kerja yang ada.

15.          Dalam perencanaan akomodasi hal penting yang harus diketahui oleh sekretaris adalah….
a.      Tempat tujuan, lamanya, dan acara
b.      Nama-nama biro
c.       Nama-nama maskapai penerbangan
d.      Daftar perjalanan kereta api
e.       Prinsip efisiensi dan efektivitas


B. Soal Sistem Kearsipan
16.  Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....a.      Abjad
b.      Caption
c.      Indeks
d.     Label
e.      Unit

17. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a.    Penampungan
b.    Penelitian
c.    Penandatanganan
d.   Pengindeksan
e.    Pengkodean

18.   Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a.    Pengkodean
b.    Penampungan
c.    Penelitian
d.   Penyimpanan
e.    Penyortiran

19.    Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a.    Mengisi buku
b.    Menentapkan indeks dan kodenya
c.    Surat diteliti kemudian dikirim
d.   Menetapkan jumlah indeks
e.    Menandatangani

20.  Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a.    Laci
b.    Almari
c.    Filling Cabinet
d.   Ruangan
e.    Tas

21. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....
a.    Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b.         Menuju tempat penyimpanan
c.         Mengambil arsip yang diminta
d.        Mengisi buku kas kecil
e.         Mengisi bon peminjam

22. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a.    Sistem Klasifikasi
b.    Sistem Subjek atau Pokok
c.    Sistem Kronologid.   Sistem Wilayah
e.    Sistem Nama 

23. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....
a.    Vertikal
b.    Horizontal
c.    Berjenjang
d.   Diagonal
e.    Vertikal berjenjang

24.   Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a.    Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b.    Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c.    Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d.   Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e.    Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

25. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a.      Buku tulis
b.      Buku agenda
c.      Buku klaper
d.     Buku simpan
e.      Kertas

26.   Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah ....
a.    Daftar klasifikasi
b.    Indeks
c.    Rak sortir
d.   Subjek surat
e.    Kartu indeks

27. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....
a.    Mengkode
b.    Menyortir
c.    Mengindeks
d.   Menyimpan
e.    Memeriksa 

28.Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....
a.    Unit
b.    Mengkode
c.    Mengabjad
d.   Caption
e.    Mengindeks 

29.   Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a.    Tanggal surat masuk
b.    Tanggal surat keluar
c.    Tanggal suraat ditandatangani
d.   Tanggal surat dikode
e.    Tanggal surat dikirim

30. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....
a.    Pemisahan
b.    Masalah
c.    Pengelompokan
d.   Subjek

ESSAY
1)      Jelaskan pengertian arsip dan keasipan
2)      Uraikan Nilai guna arsip yang dikenal dengan istilah ALFRED, kepanjangan dan penjelasannya.
3)      Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen perjalanan bisnis?
4)      Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi 2, sebutkan, jelaskan, serta berilah contohnya !
5)      Jelaskan bagaimana proses dalam menyiapkan dokumen perjalanan bisnis !

 Jawaban

1.    Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis.

2.    Dokumen perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua, yaitu

a.    Dokumen internal, yaitu dokumen yang di terbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Contohnya: surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas.

b.    Dokumen eksternal, yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Contohnya : paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perijinan), sertifikat kesehatan, tiket pesawat terbang, voucher penginapan, surat izin berdasarkan profesi, travel funds, dan expense account sheet.

3.Proses dalam menyiapkan dokumen perjalanan bisnis pimpinan diantaranya harus mengetahui tujuan dari perjalanan bisnis, kemudian mengelompokkan dokumen internal dan dokumen eksternal yang dibutuhkan. Jika pimpinan hanya melakukan perjalanan bisnis dalam negeri atau bahkan dalam kota, sekretaris tidak perlu menyertakan dokumen eksternal seperti paspor, visa, surat keterangan fiskal, yellow card, dan sebagainya namun menyiapakan dokumen internal. Tetapi ketika tujuan perjalanan bisnis pimpinan adalah ke luar negeri, maka seorang sekretaris harus menyiapkan dokumen internal dan eksternal yang dibutuhkan dan terutama dokumen ekternalnya harus sesuai stnadar dari negara yang akan dituju.

4. Dokumen adalah surat berharga yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

5. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

6. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

7.    Nilai guna arsip  yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut.
A=  Administrasi Value (Nilai Administrasi)
L=  Legal Value (Nilai Hukum)
F=  Fiscal Value (Nilai Keuangan)
R=  Research Value (Nilai Penelitian)
E=  Education Value (Nilai Pendidikan)
D=  Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)