Memproses Perjalanan Bisnis 1

Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1.  Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:

a. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

b.    Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

c. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

2.  Persiapan perjalanan bisnis meliputi:

a.  Persiapan rencana perjalanan bisnis.

b.  Persiapan dokumen perjalanan bisnis.

c.   Persiapan tranportasi dan akomodasi.

d.  Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).

e.  Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.

3.Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:

a.    Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.

b.    Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

c. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d.   Prosedur  tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.

e.  Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f.   Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.

g. Customs regulations (peraturankepabeanan.

h. Baggage (bagasi).

i.   Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.

j. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan

Lanjut ke bahasan selanjutnya....