Administrasi Kepegawaian
 |
| Deskripsi |
1.
Pengertian
Administrasi Kepegawaian
2.
Sistem
Administrasi Kepegawaian
3.
Fungsi
Teknis Administrasi Kepegawaian
4.
FUNGSI
UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
a. Perencanaan Pegawai
b. Pengorganisasian Kepegawaian
c. Pengarahan Pegawai
d. Pengendalian Pegawai
5.
PENGADAAN
PEGAWAI
a. Perencanaan dan Rekrutmen
b.Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
1. Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu
organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah
dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan
fungsi/aktivitas kepegawaian.
2. Sistem Administrasi Kepegawaian
Sistem administrasi
kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya
ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung
pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan dasar
sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor
43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam
rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang
taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi,
diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas
sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata,
menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila
dan Undang-Undang Dasar 1945.
3. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi
kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan
fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran
atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis),
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.
Perencanaan
pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada
masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan
persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting
dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu
organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu
menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang
tersedia.
Perencanaan
pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas
pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi
dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang
dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui
perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat
dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif
sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.
Dalam
membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal
organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus
ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.
Pengorganisasian
adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam
suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di
dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian
adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan
nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain,
struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan
tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian
kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan
dalam kegiatan belajar ini.
Ada
banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara
keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat
sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan
memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun,
membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah
tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti
setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan
kerja, yaitu sebagai berikut.
1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud
dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan
dari mereka;
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara
kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai;
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan
secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis
penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan)
atau perlu dinaikkan pangkatnya;
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam
lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu
diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja
atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus
berkembang;
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan
sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial
diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber
ketidakpuasan.
Pengawasan
sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian
tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat
keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar
pekerjaan.
Standar adalah suatu
kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak
jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan
kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu
menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan.
PENGADAAN PEGAWAI
1. Perencanaan dan Rekrutmen
Salah
satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan
pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu
pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya
pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan
serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan
perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi
untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.
Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat
bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya
manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat
ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003
tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam
rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka
waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan
tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.
Kegiatan
seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak
pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan
calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos
seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang
bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama
bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali
seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi
pegawai tersebut.
Orientasi merupakan
upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan
pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun
informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga
perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan
dikerjakannya.
Sumber buku:
Administrasi
Kepegawaian Karya Enceng dkk
