Kegiatan perawatan kearsipan

Kegiatan perawatan kearsipan

Perawatan arsip

Berikut ini kegiatan-kegiatan yang sering dilakukan dalam perawatan warkat.

Warkat-warkat yang berharga jika disimpan terus menerus akan membuat warkat tersebut menjadi rapuh. Sekali waktu warkat/dokumen tersebut perlu diberi perawatan demi mempertahankan daya tahan suatu warkat.

Tugas seorang pegawai arsip pada tahap ini adalah melakukan kegiatan merawat warkat tersebut agar tidak terjadi penurunan daya tahan suatu warkat. 

1. Membersihkan warkat, umumnya warkat jika disimpan terlalu lama akan menghasilkan debu maupun jenis kotoran lainnya. Usahakanlah agar dapat membersihkan warkat ini secara berkala. Cara pembersihannya juga harus hati-hati agar tidak merusak warkat.
2. Menghilangkan noda dan bercak, noda dan bercak pada warkat dapat terjadi karena proses kimiawi ketika warkat disimpan pada tempat yang lembab. Jika tidak segera ditangani maka lama kelamaan akan merusak warkat itu sendiri. Untuk itu segeralah bersihkan warkat, jika terdapat noda atau bercak di sekitar warkat.
3. Menangani arsip basah, arsip yang basah dapat terjadi karena tempat penyimpanan arsip terkena air, baik dari hujan, air minum, air rembesan atap bahkan air banjir. Cara penanganan arsip basah harus perlahan agar tidak merusak arsip.
4. Memutihkan kertas, warna kertas yang berubah dapat disebabkan banyak hal. Diantaranya faktor usia dan kurang perawatan arsip.
5. Pencucian, pencucian merupakan lanjutan dari kegiatan memutihkan kertas agar menghilangkan zat pemutih yang masih ada pada saat kertas diputihkan kembali. Hal ini bertujuan agar zat pemutih yang masih tertinggal dapat hilang sepenuhnya dan tidak merusak arsip.
6. Menambal dan menyambung, kegiatan ini dilakukan untuk mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian yang hilang pada arsip atau dapat juga menyatukan arsip yang robek.
7. Enkapsulasi, enkapsulasi merupakan cara memelihara arsip dengan bahan pelindung agar arsip tahan terhadap kerusakan yang bersifat fisik.
8. Laminasi, laminasi adalah pemeliharaan arsip dengan menggunakan lapisan plastik. Melakukan kegiatan laminasi menggunakan mesin lamnating.

Kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang sering dilakukan untuk melakukan perawatan arsip. Namun kegiatan diatas hanya dilakukan pada arsip yang bersifat fisik saja seperti surat, naskah, akte, piagam, gambar, dan lain sebagainya. 

Sedangkan untuk arsip yang diciptakan menggunakan media baru, perawatannya berbeda dengan perawatan arsip fisik. Perawatan arsip yang dihasilkan media baru dengan cara, menyimpan data hasil kegiatan arsip dengan media baru pada berbagai media simpan arsip seperti:

- CD

- DVD

- Flash Disk

- Hard disk

- Komputer

- Laptop

- Media simpan internet seperti Google Drive, Dropbox, 4shared dll.

Perbedaan jenis perawatan arsip diatas karena bentuk arsip yang berbeda. Arsip berbentuk fisik pada umumnya rapuh dan tidak dapat dibuat lagi aslinya. Sedangkan arsip media baru pencetakannya dapat dilakukan berulang kali sebanyak kebutuhan, dengan menggunakan file yang disimpan pada media penyimpanannya